Документооборот для фрилансера: акты, договоры, счета — полный гид

Фриланс даёт свободу, но требует дисциплины в документах. Без правильно оформленных договоров, актов и счетов вы рискуете остаться без оплаты или попасть на налоговые проблемы. В этом руководстве разберём весь документооборот фрилансера: какие документы нужны, как их оформлять и подписывать удалённо.

Почему документы важны для фрилансера

Многие начинающие фрилансеры работают «на доверии» — без договоров и актов. Это опасно по нескольким причинам:

Риски работы без документов

• Заказчик не платит — без договора сложно доказать факт работы и согласованную цену
• Бесконечные правки — без ТЗ в договоре клиент может требовать переделки сколько угодно
• Налоговые проблемы — регулярный доход без документов привлекает внимание ФНС
• Нет подтверждения опыта — для крупных проектов нужны акты и договоры
• Спорные ситуации — без письменных договорённостей каждый понимает условия по-своему

Что дают документы

• Защита ваших прав — чёткие условия оплаты, сроков и объёма работ
• Профессиональный имидж — серьёзные клиенты ценят порядок
• Подтверждение дохода — для ипотеки, визы, кредита
• Налоговая безопасность — легальный доход с уплатой налогов
• Спокойствие — вы знаете, что защищены

Правило фрилансера: Нет договора — нет работы. Даже небольшой проект стоит оформить хотя бы минимальным соглашением.

Правовой статус фрилансера

Прежде чем разбирать документы, определимся с юридическим статусом. От него зависит, какие документы нужны.

Сравнение статусов

Какой статус выбрать

Самозанятость (НПД) — оптимальный выбор для большинства фрилансеров:

• Регистрация за 5 минут в приложении «Мой налог»
• Налог 4% (от физлиц) или 6% (от юрлиц/ИП)
• Нет отчётности и деклараций
• Клиенты получают чеки — им это удобно для расходов

ИП — если доход больше 2,4 млн ₽/год или нужны наёмные сотрудники.

Физлицо — только для разовых подработок. Для регулярной деятельности не подходит.

Договор оказания услуг

Договор — главный документ фрилансера. Он защищает обе стороны и устанавливает правила работы.

Виды договоров

• Договор оказания услуг — для консультаций, маркетинга, SMM, дизайна, копирайтинга
• Договор подряда — для работ с конкретным результатом (сайт, программа, проект)
• Договор авторского заказа — для творческих работ с передачей прав
• Рамочный договор — для долгосрочного сотрудничества с несколькими заказами

Обязательные пункты договора

Электронное подписание договора

Для удалённой работы важно предусмотреть возможность электронного подписания. Добавьте в договор пункт:

«Стороны признают юридическую силу документов, подписанных путём обмена электронными копиями с изображением собственноручной подписи. Такие документы приравниваются к документам, подписанным собственноручно.»

С таким пунктом вы можете подписывать договор через Podpisal.ru или любой другой сервис, и подпись будет иметь юридическую силу.

Советы по договору

• Используйте свой шаблон — так вы контролируете условия
• Не соглашайтесь на «стандартный договор» клиента без изучения — часто там невыгодные условия
• Прописывайте предоплату — 30-50% для новых клиентов
• Ограничивайте правки — 2-3 итерации включено, дальше доплата
• Фиксируйте сроки ответа клиента — если не отвечает N дней, сроки сдвигаются

Акт выполненных работ

Акт — это документ, подтверждающий, что вы выполнили работу, а клиент её принял. Без акта вы не можете требовать оплату через суд.

Зачем нужен акт

• Подтверждает выполнение — клиент не может сказать, что работа не сделана
• Закрывает обязательства — после подписания претензии по качеству сложнее
• Основание для оплаты — бухгалтерия клиента платит по актам
• Налоговый документ — подтверждает ваш доход для ФНС

Что должно быть в акте

• Номер и дата акта
• Ссылка на договор (номер и дата)
• Перечень выполненных работ/услуг
• Стоимость работ
• Фраза «Работы выполнены в полном объёме, Заказчик претензий не имеет»
• Подписи обеих сторон

Как подписать акт удалённо

1. Создайте акт в Word/Google Docs по шаблону
2. Экспортируйте в PDF
3. Подпишите через @podpisalscan_bot
4. Отправьте клиенту для подписания
5. Получите подписанный экземпляр от клиента
6. Сохраните финальную версию с обеими подписями

Лайфхак: Отправляйте акт сразу после сдачи работы, пока клиент доволен. Не откладывайте — потом сложнее получить подпись.

Счёт на оплату

Счёт — это документ с вашими реквизитами и суммой к оплате. Для самозанятых и физлиц он необязателен, но удобен.

Когда нужен счёт

• Работа с юрлицами — бухгалтерия оплачивает по счетам
• Предоплата — чтобы клиент знал, куда переводить
• Несколько услуг — счёт структурирует, за что платят
• Профессиональный подход — показывает серьёзность

Что указывать в счёте

• Номер и дата счёта
• Ваши реквизиты (ФИО/ИП, ИНН, банк, счёт)
• Реквизиты плательщика
• Наименование услуг/работ
• Сумма с НДС или без (для самозанятых — без НДС)
• Срок оплаты

Где создавать счета

• Шаблон в Excel/Google Sheets — бесплатно, гибко
• Онлайн-генераторы счетов — invoice-online.ru, diadoc.ru
• Бухгалтерские сервисы — Контур.Эльба, Моё дело
• Банковские приложения — многие банки для ИП генерируют счета

Документооборот самозанятого

Самозанятые имеют упрощённый документооборот, но некоторые документы всё равно нужны.

Обязательные документы

• Чек из приложения «Мой налог» — формируется на каждую оплату, отправляется клиенту

Рекомендуемые документы

• Договор — для защиты ваших прав (особенно для крупных проектов)
• Акт — для подтверждения выполнения (необязательно, но полезно)
• Счёт — для удобства клиента (особенно юрлиц)

Типичный процесс

1. Согласовали проект → подписали договор
2. Получили предоплату → сформировали чек в «Мой налог»
3. Выполнили работу → подписали акт
4. Получили остаток → сформировали чек
5. Сохранили все документы в архив

Документооборот ИП-фрилансера

Индивидуальные предприниматели ведут более формальный документооборот.

Обязательные документы

• Договор — с каждым клиентом
• Акт выполненных работ — закрывающий документ
• Счёт на оплату — основание для перевода
• Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — для УСН
• Налоговые декларации — по итогам года

Дополнительные документы

• Счёт-фактура — если работаете с НДС
• Товарная накладная — при продаже товаров
• УПД — универсальный передаточный документ

Как организовать документооборот

Структура хранения

Создайте понятную структуру папок для документов:

Документы/
├── Клиенты/
│   ├── Компания А/
│   │   ├── Договор_2026-01.pdf
│   │   ├── Акт_001_2026-01.pdf
│   │   └── Счёт_001_2026-01.pdf
│   └── Клиент Б/
│       └── ...
├── Шаблоны/
│   ├── Договор_услуги.docx
│   ├── Акт.docx
│   └── Счёт.xlsx
└── Архив/
    └── 2025/

Именование файлов

Используйте понятные имена с датами:

• Договор_ООО-Клиент_2026-01-15.pdf
• Акт_001_ООО-Клиент_2026-01.pdf
• Счёт_001_ООО-Клиент_2026-01.pdf

Облачное хранение

Храните документы в облаке для доступа с любого устройства:

• Google Drive — бесплатно 15 ГБ
• Яндекс.Диск — бесплатно 10 ГБ
• Dropbox — бесплатно 2 ГБ

Таблица учёта

Ведите таблицу проектов для контроля оплат:

Подписание документов удалённо

Главная проблема фрилансера — как подписать документ, если клиент в другом городе. Есть несколько решений.

Способы подписания

Подписание через Podpisal.ru

Самый быстрый способ для фрилансера — использовать Podpisal.ru:

1. Откройте @podpisalscan_bot в Telegram
2. Отправьте PDF договора/акта
3. Загрузите фото вашей подписи
4. Укажите место для подписи
5. Скачайте подписанный документ
6. Отправьте клиенту для встречного подписания

Первый документ бесплатно — можно протестировать на реальном проекте.

Калькулятор стоимости документооборота

Рассчитайте затраты на ведение документов:

Типичные ситуации и решения

Клиент не платит после сдачи работы

Ситуация: Работа сдана, но клиент молчит или придумывает причины не платить.

Решение:

1. Напомните о договоре и сроках оплаты
2. Отправьте официальную претензию письмом (если сумма крупная)
3. При наличии подписанного акта — обращайтесь в суд

Профилактика: Берите предоплату 30-50% для новых клиентов.

Бесконечные правки

Ситуация: Клиент постоянно просит «чуть-чуть поправить», хотя оговорённая работа выполнена.

Решение:

1. Сошлитесь на договор — сколько итераций было включено
2. Предложите доплату за дополнительные правки
3. Если правки за рамками ТЗ — это новый проект

Профилактика: Чётко прописывайте количество правок в договоре (например, «2 итерации правок включены в стоимость»).

Работали без договора

Ситуация: Начали проект на словах, теперь проблемы с оплатой или пониманием объёма.

Решение:

1. Соберите всю переписку (мессенджеры, почта)
2. Переписка может служить доказательством договорённостей
3. На будущее — всегда оформляйте договор до начала работы

Спор о качестве работы

Ситуация: Клиент говорит, что работа сделана плохо, и не хочет платить.

Решение:

1. Покажите соответствие работы ТЗ из договора
2. Предложите конкретные правки в рамках договора
3. Если ТЗ выполнено — требуйте оплату

Профилактика: Детальное ТЗ в приложении к договору защищает от субъективных претензий.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Правильный документооборот — это не бюрократия, а защита вашего времени и денег. Потратьте час на создание шаблонов документов, и каждый новый проект будет оформляться за минуты.

Минимальный набор фрилансера:

• Типовой договор с пунктом об электронном подписании
• Шаблон акта выполненных работ
• Шаблон счёта (для работы с юрлицами)
• Сервис для подписания — Podpisal.ru
• Папка в облаке для хранения
• Таблица учёта проектов

Начните прямо сейчас: откройте @podpisalscan_bot и подпишите первый документ бесплатно!