Как хранить электронные документы: требования и рекомендации

Электронный документооборот становится стандартом для бизнеса. Но если с бумажными документами все понятно - положил в папку и в шкаф, то с электронными возникает много вопросов. Как хранить файлы, чтобы они не потерялись? Какой формат выбрать для долгосрочного хранения? Как обеспечить юридическую значимость? В этом руководстве мы разберем все аспекты хранения электронных документов.

Требования законодательства к хранению электронных документов

Хранение электронных документов регулируется несколькими ключевыми законами:

• Федеральный закон N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" - устанавливает требования к первичным документам и срокам хранения
• Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи" - определяет виды электронных подписей и их юридическую силу
• Федеральный закон N 125-ФЗ "Об архивном деле" - регулирует порядок архивного хранения
• Приказ Росархива N 236 - содержит перечень типовых документов с указанием сроков хранения

Основные требования

1. Обеспечение читаемости - документ должен быть доступен для чтения в течение всего срока хранения
2. Сохранность реквизитов - все обязательные реквизиты должны сохраняться неизменными
3. Защита от изменений - должна быть исключена возможность несанкционированного редактирования
4. Возможность воспроизведения - при необходимости документ можно распечатать
5. Сохранность электронной подписи - если документ подписан ЭП, подпись должна быть проверяема

Важно: Электронный документ приравнивается к бумажному, если он подписан электронной подписью в соответствии с требованиями 63-ФЗ или если стороны договорились о признании такого способа подписания.

Форматы файлов для долгосрочного хранения

Выбор правильного формата критически важен для долгосрочного хранения. Некоторые форматы могут стать нечитаемыми через несколько лет.

PDF/A - стандарт для архивного хранения

PDF/A (Portable Document Format for Archiving) - это ISO-стандарт для долгосрочного хранения электронных документов. Ключевые преимущества:

• Самодостаточность - все шрифты и ресурсы встроены в файл
• Отсутствие внешних зависимостей - не требует связи с внешними ресурсами
• Запрет шифрования - документ всегда можно открыть
• Стандартизация метаданных - информация о документе сохраняется корректно

Существует несколько версий PDF/A:

• PDF/A-1 - базовый уровень, основан на PDF 1.4
• PDF/A-2 - поддерживает JPEG 2000, прозрачность, слои
• PDF/A-3 - позволяет встраивать любые файлы

Как конвертировать в PDF/A

Большинство современных программ поддерживают сохранение в PDF/A:

• Microsoft Office - Файл → Сохранить как → PDF → Параметры → Совместимость с PDF/A
• LibreOffice - Файл → Экспорт в PDF → Архивный PDF/A-1a
• Adobe Acrobat - Файл → Сохранить как → PDF/A
• Онлайн-конвертеры - существуют бесплатные сервисы конвертации

Организация системы хранения

Правильная организация электронного архива - залог быстрого поиска и сохранности документов.

Структура папок

Рекомендуемая иерархия для бизнес-документов:

Документы/
├── 2026/
│   ├── Бухгалтерия/
│   │   ├── Первичка/
│   │   ├── Отчетность/
│   │   └── Банк/
│   ├── Кадры/
│   │   ├── Трудовые договоры/
│   │   ├── Приказы/
│   │   └── Личные дела/
│   ├── Договоры/
│   │   ├── Клиенты/
│   │   ├── Поставщики/
│   │   └── Аренда/
│   └── Налоги/
│       ├── Декларации/
│       └── Счета-фактуры/
├── 2025/
│   └── ...
└── Архив/
    └── ...

Система именования файлов

Единообразное именование файлов критически важно для поиска. Рекомендуемый формат:

[ДАТА]_[ТИП]_[КОНТРАГЕНТ]_[НОМЕР].[РАСШИРЕНИЕ]

Примеры:

• 2026-01-15_Договор_ООО-Ромашка_123.pdf
• 2026-01-20_Акт_ИП-Иванов_45.pdf
• 2026-01-25_СФ_ООО-Поставщик_789.pdf

Правила именования:

• Используйте дату в формате ГГГГ-ММ-ДД (сортируется правильно)
• Избегайте спецсимволов: / \ : * ? " < > |
• Не используйте пробелы (замените на дефис или подчеркивание)
• Ограничьте длину имени 100 символами

Резервное копирование

Резервное копирование - это страховка от потери данных. Следуйте правилу 3-2-1:

• 3 копии данных (оригинал + 2 резервных)
• 2 типа носителей (например, SSD + облако)
• 1 копия вне офиса (облако или удаленный сервер)

Виды резервного копирования

Тип	Описание	Когда использовать
Полное	Копируются все данные целиком	Еженедельно или ежемесячно
Инкрементное	Только изменения с последнего бэкапа	Ежедневно
Дифференциальное	Изменения с последнего полного бэкапа	Несколько раз в неделю
Зеркальное	Точная копия в реальном времени	Для критичных данных

Облачные хранилища для бизнеса

Популярные облачные решения для хранения документов:

• Яндекс.Диск для бизнеса - российское решение, соответствует 152-ФЗ
• Облако Mail.ru - серверы в России, интеграция с другими сервисами
• Google Drive/Workspace - удобная совместная работа, 15 ГБ бесплатно
• Microsoft OneDrive - интеграция с Office, 5 ГБ бесплатно
• Dropbox Business - надежная синхронизация, история версий

Важно: Для документов с персональными данными рекомендуется использовать российские облачные хранилища в соответствии с требованиями 152-ФЗ "О персональных данных".

Автоматизация бэкапов

Настройте автоматическое резервное копирование:

1. Локальный бэкап - используйте встроенные средства Windows (История файлов) или macOS (Time Machine)
2. Облачная синхронизация - установите клиент облачного хранилища для автоматической синхронизации
3. NAS-хранилище - для офиса настройте сетевое хранилище с RAID
4. Проверка бэкапов - ежемесячно проверяйте возможность восстановления

Безопасность электронных документов

Защита документов от несанкционированного доступа, изменения и утраты.

Шифрование данных

• Шифрование дисков - BitLocker (Windows), FileVault (macOS)
• Шифрование файлов - 7-Zip с AES-256, VeraCrypt
• Шифрование при передаче - используйте защищенные каналы (HTTPS, VPN)

Разграничение доступа

Настройте права доступа к документам:

• Руководство - полный доступ ко всем документам
• Бухгалтерия - финансовые документы
• Кадры - кадровые документы
• Менеджеры - договоры с клиентами своего направления
• Сотрудники - только необходимые для работы документы

Защита от несанкционированных изменений

• Используйте PDF/A с запретом редактирования
• Применяйте электронную подпись для важных документов
• Ведите журнал изменений (версионность)
• Ограничьте права на запись в архивных папках

Хранение документов с электронной подписью

Документы, подписанные электронной подписью, требуют особого подхода к хранению.

Обеспечение сохранности ЭП

1. Храните сертификат подписи - сохраните файл сертификата и закрытый ключ
2. Не модифицируйте документ - любое изменение нарушит подпись
3. Храните цепочку сертификатов - для проверки подписи в будущем
4. Используйте метку времени - TSP (Time-Stamp Protocol) подтверждает дату подписания

Проверка электронной подписи

Периодически проверяйте действительность электронных подписей:

• Портал Госуслуг - бесплатная проверка ЭП
• КриптоПро - проверка КЭП и УКЭП
• Adobe Acrobat - проверка подписей в PDF

Архивная электронная подпись

Для документов длительного хранения рекомендуется:

• Использовать усовершенствованные форматы подписи (CAdES-A, XAdES-A)
• Добавлять архивные метки времени
• Переподписывать документы до истечения срока сертификата

Сроки хранения электронных документов

Электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные аналоги:

• Первичные бухгалтерские документы - 5 лет
• Налоговые декларации - 6 лет
• Кадровые документы - 50 лет (для созданных после 2003 года)
• Учредительные документы - постоянно
• Договоры - 5 лет после окончания

Особенности хранения электронных документов:

• Обеспечьте миграцию данных при смене технологий
• Проверяйте читаемость файлов раз в 5 лет
• Конвертируйте устаревающие форматы в актуальные
• Храните сведения о программном обеспечении, создавшем документ

Уничтожение электронных документов

По истечении срока хранения электронные документы необходимо уничтожить:

1. Проведите экспертизу - убедитесь, что срок хранения истек
2. Составьте акт - перечислите уничтожаемые документы
3. Удалите безвозвратно - используйте специальные программы
4. Уничтожьте носители - если документы хранились на отдельном диске

Безопасное удаление файлов

Обычное удаление в корзину не уничтожает данные. Используйте:

• Eraser (Windows) - многократная перезапись
• Secure Empty Trash (macOS) - безопасная очистка корзины
• DBAN - полная очистка дисков перед утилизацией
• Физическое уничтожение - для носителей с особо конфиденциальными данными

Часто задаваемые вопросы

Инструменты для организации электронного архива

Системы электронного документооборота

• 1С:Документооборот - интеграция с 1С, подходит для бухгалтерии
• Directum - полноценная ECM-система
• ELMA - с элементами BPM
• Битрикс24 - для малого бизнеса, есть бесплатный тариф

Простые решения для малого бизнеса

• Google Drive + Sheets - облачное хранилище + реестр документов
• Notion - база данных документов с тегами и фильтрами
• Trello - визуальный учет документов
• Excel + папки - простейший вариант с реестром

Заключение

Правильная организация хранения электронных документов защищает бизнес от штрафов, потери данных и проблем при проверках. Ключевые рекомендации:

1. Выберите правильный формат - используйте PDF/A для долгосрочного хранения
2. Создайте структуру - организуйте папки по годам и категориям
3. Настройте бэкапы - следуйте правилу 3-2-1
4. Обеспечьте безопасность - шифрование и разграничение доступа
5. Ведите реестр - фиксируйте все документы и сроки хранения

Для подписания документов, которые затем будут храниться в электронном архиве, используйте сервис Podpisal.ru. Быстрое подписание PDF прямо в Telegram, готовый документ можно сразу сохранить в облако или на диск.

Помните: хорошо организованный электронный архив экономит время на поиск документов и защищает от неприятностей при любых проверках.