Акт выполненных работ (или акт приёмки-сдачи) — обязательный закрывающий документ для любого договора подряда или оказания услуг. Без подписанного акта невозможно признать расходы в бухгалтерии, получить оплату или доказать факт выполнения работ. В этой статье разберём, как подписать акт выполненных работ онлайн быстро и юридически грамотно.
Зачем нужен акт выполненных работ
Акт выполненных работ выполняет несколько важных функций:
- Подтверждает факт выполнения работ — заказчик принял результат, исполнитель выполнил обязательства
- Основание для оплаты — без акта заказчик вправе не оплачивать работу
- Бухгалтерский документ — признание расходов и доходов в учёте
- Налоговое подтверждение — обоснование затрат для налоговой проверки
- Защита в спорах — доказательство в суде при возникновении претензий
Согласно статье 720 ГК РФ, заказчик обязан осмотреть и принять выполненную работу. Акт — письменное подтверждение этой приёмки.
Когда акт подписывают онлайн
Электронное подписание акта выполненных работ особенно удобно в следующих случаях:
- Удалённая работа — исполнитель и заказчик находятся в разных городах или странах
- Фриланс и IT-услуги — веб-разработка, дизайн, маркетинг, консалтинг
- Регулярные услуги — ежемесячное обслуживание, абонентские договоры
- Срочное закрытие периода — когда акт нужен до конца месяца для бухгалтерии
- Много контрагентов — управляющие компании, агентства с десятками клиентов
Что проверить в акте перед подписанием
Перед подписанием акта выполненных работ внимательно проверьте все пункты. Используйте наш интерактивный чек-лист:
Чек-лист проверки акта выполненных работ:
Перечень работ — ключевой раздел
Самая важная часть акта — конкретный перечень выполненных работ или оказанных услуг. Проверьте:
- Соответствие договору — работы из акта должны совпадать с предметом договора
- Конкретика — не «разработка сайта», а «разработка интернет-магазина на 50 товарных позиций»
- Единицы измерения — часы, штуки, квадратные метры
- Объём — количество выполненных единиц
Важно: Размытые формулировки в акте могут привести к спорам. Чем конкретнее описаны работы, тем лучше защищены обе стороны.
Стоимость и НДС
Финансовый раздел акта должен содержать:
- Общую стоимость работ — цифрами и прописью
- НДС — если исполнитель плательщик НДС, сумма налога выделяется отдельно
- «Без НДС» — если исполнитель на УСН или самозанятый
Типичные формулировки:
- «Стоимость работ составляет 100 000 (Сто тысяч) рублей, в том числе НДС 20% — 16 666,67 рублей»
- «Стоимость услуг составляет 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей. НДС не облагается в связи с применением УСН»
Формулировка о приёмке работ
Стандартная формулировка подтверждает, что заказчик принял работы без претензий:
«Работы выполнены в полном объёме, в установленные сроки, качественно. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам выполнения работ не имеет.»
Эта фраза важна для защиты исполнителя — после подписания акта заказчику сложнее предъявлять претензии.
Нужно быстро подписать акт выполненных работ?
Подписать в Podpisal.ruЮридическая сила электронной подписи на акте
Многие бухгалтеры и руководители сомневаются: примет ли налоговая акт с электронной подписью? Разберёмся детально.
Что говорит закон
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» разделяет подписи на три вида:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — изображение подписи, логин/пароль, СМС-код
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — криптографическая, но без аккредитованного УЦ
- Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — полный аналог собственноручной подписи
Изображение подписи на PDF-документе относится к простой электронной подписи. Согласно статье 6 ФЗ-63, она признаётся равнозначной собственноручной, если стороны заранее договорились об этом.
Как согласовать электронный документооборот
Чтобы акты с электронной подписью имели юридическую силу, добавьте в основной договор пункт:
«Стороны признают юридическую силу документов, подписанных электронной подписью (в том числе простой электронной подписью в виде изображения собственноручной подписи) и направленных по электронной почте. Такие документы приравниваются к документам на бумажном носителе с собственноручной подписью и оригинальной печатью.»
Для налоговой проверки
Налоговая инспекция принимает документы с электронной подписью при соблюдении условий:
- В договоре закреплено использование электронного документооборота
- Документы содержат все обязательные реквизиты
- Есть возможность идентифицировать подписантов
Для полной уверенности можно использовать КЭП — квалифицированную электронную подпись. Но для большинства случаев простой подписи достаточно.
Как подписать акт через Podpisal.ru
Самый быстрый способ подписать акт выполненных работ онлайн — использовать сервис Podpisal.ru. Это Telegram-бот, который добавляет подпись и печать на PDF за 1-2 минуты.
Пошаговая инструкция
-
Откройте бота в Telegram
Перейдите по ссылке @podpisalscan_bot. Бот работает на телефоне, планшете и компьютере.
-
Отправьте акт боту
Загрузите PDF-файл с актом. Если документ в формате Word или Excel, сначала сохраните его как PDF.
-
Добавьте подпись
Сфотографируйте свою подпись на белом листе бумаги. Используйте чёрную или синюю ручку. Сервис автоматически удалит фон.
-
Добавьте печать (если нужно)
Для ИП и юридических лиц можно добавить печать организации — так же сфотографируйте её.
-
Разместите на документе
В редакторе перетащите подпись и печать на нужные места. Измените размер, если нужно.
-
Скачайте готовый акт
Подписанный PDF скачивается мгновенно. Отправьте его контрагенту для встречной подписи.
Преимущества для актов и закрывающих документов
- Скорость — весь процесс занимает 1-2 минуты
- Подпись + печать — добавляйте оба элемента
- Естественный вид — удаление фона делает подпись реалистичной
- Работает в Telegram — не нужно устанавливать приложения
- Первый документ бесплатно — можно протестировать
Формы актов выполненных работ
В зависимости от вида работ используются разные формы актов.
Акт КС-2 — для строительных работ
Унифицированная форма КС-2 «Акт о приёмке выполненных работ» используется в строительстве. Особенности:
- Обязательна для строительных договоров с бюджетными организациями
- Содержит детальную смету выполненных работ
- Сопровождается справкой КС-3 о стоимости
Подписать КС-2 онлайн можно так же, как обычный акт — главное сохранить все страницы формы.
Акт оказанных услуг
Для услуг (консалтинг, маркетинг, IT, бухгалтерия) используется простая форма акта. Обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименования сторон
- Перечень услуг
- Стоимость
- Подписи сторон
Акт свободной формы
Если унифицированная форма не требуется, можно использовать акт свободной формы. Главное — включить все обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Частые ошибки при подписании актов
Ошибка 1: Неправильная дата
Дата акта должна соответствовать фактическому завершению работ. Нельзя:
- Подписывать акт «задним числом» — это фальсификация документов
- Указывать дату раньше, чем работы реально закончены
- Ставить дату позже отчётного периода, если расходы нужно признать в этом периоде
Ошибка 2: Несоответствие суммы
Стоимость в акте должна совпадать с условиями договора и счёта на оплату. Проверьте:
- Сумма в акте = сумма в договоре (или этапе договора)
- НДС рассчитан правильно
- Сумма прописью совпадает с цифрами
Ошибка 3: Неуполномоченный подписант
Акт должен подписывать уполномоченное лицо:
- Директор — действует на основании устава
- Представитель по доверенности — должна быть доверенность на подписание актов
- ИП — подписывает сам или представитель по доверенности
Подпись неуполномоченного лица может сделать акт недействительным.
Ошибка 4: Акт без договора
Акт — это закрывающий документ к договору. Если нет договора, акт сам по себе не подтверждает обязательств. Исключение — разовые сделки на небольшие суммы.
Частые вопросы об актах выполненных работ
Да, акт с электронной подписью принимается в бухгалтерский учёт. Главное — в договоре должен быть пункт о признании электронного документооборота. Такой акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный с «мокрой» подписью.
Да, налоговая принимает документы с электронной подписью, если стороны согласовали такой способ документооборота. Рекомендуем сохранять переписку о согласовании и копии всех подписанных документов. Для полной уверенности можно использовать КЭП.
С 2015 года печать для ООО не обязательна — достаточно подписи. Однако многие организации продолжают использовать печати. Если в уставе организации указано использование печати, она обязательна. ИП вообще не обязаны иметь печать. На практике акт с печатью выглядит более «солидно» для контрагентов.
Если заказчик уклоняется от подписания акта без претензий, направьте акт официально — заказным письмом или по электронной почте (если это согласовано договором). По закону, если заказчик не предъявил мотивированные возражения в установленный срок, работы считаются принятыми.
КЭП обязательна только для документов, которые подаются в государственные органы (ФНС, ПФР, ФСС). Для документов между контрагентами достаточно простой электронной подписи при условии, что это согласовано в договоре. КЭП — дополнительная гарантия, но не требование.
Вы подписываете акт через Podpisal.ru и отправляете PDF контрагенту по email. Он подписывает тем же способом и отправляет вам. Оба сохраняете финальную версию с двумя подписями. Это занимает минуты вместо дней на пересылку бумажных документов.
После подписания акта обеими сторонами исправления вносятся через дополнительное соглашение или корректировочный акт. Нельзя просто исправить текст в уже подписанном документе. Составьте новый акт с правильными данными и подпишите его заново.
Сроки подписания актов
Сроки приёмки работ обычно указаны в договоре. Типичные условия:
- 3-5 рабочих дней — для простых услуг
- 10-15 рабочих дней — для сложных работ, требующих проверки
- 30 дней — для строительных работ
Если срок не указан в договоре, применяется «разумный срок» — обычно 7-10 рабочих дней.
Последствия неподписания в срок
Если заказчик не подписал акт и не заявил мотивированных претензий:
- Работы считаются принятыми (статья 753 ГК РФ)
- Исполнитель вправе требовать оплату
- Односторонний акт может быть основанием для иска
Готовы подписать акт онлайн?
Открыть Podpisal.ruХранение подписанных актов
Правильное хранение актов — важная часть документооборота.
Сроки хранения
Согласно законодательству:
- 5 лет — минимальный срок для первичных бухгалтерских документов
- 6 лет — для документов, связанных с расчётом налогов
- 10 лет — если акт связан с судебным спором
Как хранить электронные акты
Рекомендации по хранению:
- Сохраняйте PDF-файлы на нескольких носителях (компьютер, облако, внешний диск)
- Организуйте папки по контрагентам и годам
- Ведите реестр подписанных актов
- Сохраняйте переписку о согласовании электронного документооборота
Заключение
Подписать акт выполненных работ онлайн в 2026 году — это стандартная практика, признанная законодательством. Электронная подпись имеет юридическую силу при правильном оформлении.
Главное — проверить все реквизиты акта перед подписанием. Используйте наш чек-лист, чтобы ничего не упустить. Для быстрого подписания рекомендуем Podpisal.ru — подпись и печать добавляются за минуту прямо в Telegram.
Подведём итоги:
- Акт выполненных работ обязателен для закрытия договора
- Электронная подпись юридически равнозначна бумажной
- В договоре нужен пункт об электронном документообороте
- Проверяйте все реквизиты перед подписанием
- Храните акты минимум 5-6 лет
Если у вас остались вопросы о подписании актов, задайте их в комментариях!
