Электронная подпись (ЭП) стала неотъемлемой частью современного документооборота. Она позволяет подписывать документы дистанционно, экономя время и ресурсы. Однако далеко не все документы можно заверить электронной подписью — существуют законодательные ограничения и требования. В этой статье мы подробно разберем, какие документы можно подписывать электронной подписью, какие нельзя, и какие юридические нюансы необходимо учитывать.
Виды электронной подписи в России
Прежде чем говорить о документах, важно понять, какие виды электронных подписей существуют в России согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи»:
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись — это самый базовый вид ЭП. К ней относятся:
- SMS-коды подтверждения
- Логин и пароль на сайтах
- Графическое изображение подписи
- Подпись в мессенджерах и электронной почте
Простая ЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом, но не гарантирует неизменность документа после подписания. Именно такой вид подписи используется в сервисе @podpisalscan_bot для быстрого подписания документов.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Усиленная неквалифицированная подпись создается с использованием криптографических средств. Она позволяет:
- Определить лицо, подписавшее документ
- Обнаружить изменения в документе после подписания
- Создается с помощью специальных программ шифрования
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Квалифицированная электронная подпись — это самый защищенный вид ЭП. Она полностью приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Для её получения необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
Документы, которые можно подписывать электронной подписью
Перечень документов, которые можно подписывать электронной подписью, достаточно широк. Рассмотрим основные категории.
Гражданско-правовые договоры
Согласно Гражданскому кодексу РФ (статья 434), договор в письменной форме может быть заключен путем обмена электронными документами. К таким договорам относятся:
- Договоры купли-продажи — товаров, оборудования, транспортных средств
- Договоры оказания услуг — консультационных, информационных, маркетинговых
- Договоры подряда — на выполнение работ, изготовление продукции
- Агентские договоры — на представление интересов
- Договоры аренды движимого имущества — оборудования, транспорта
- Лицензионные договоры — на использование программного обеспечения
Для подписания таких документов достаточно простой электронной подписи, если стороны договорились об этом заранее. Сервис Podpisal.ru позволяет быстро подписать подобные договоры и отправить их контрагенту.
Кадровые документы
С 2022 года в России действует закон об электронном кадровом документообороте (ЭКДО). Теперь можно подписывать электронной подписью:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения
- Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении
- Заявления работников (на отпуск, увольнение и т.д.)
- Локальные нормативные акты (правила внутреннего распорядка, должностные инструкции)
- Табели учета рабочего времени
- Графики отпусков
- Акты о выполненных работах
Важно: Для перехода на электронный кадровый документооборот работодатель должен получить письменное согласие работника. Работник вправе отказаться от ЭКДО без каких-либо последствий.
Бухгалтерские и финансовые документы
Электронные документы с ЭП широко используются в бухгалтерии:
- Счета-фактуры — обязательно с УКЭП для налогового вычета НДС
- Акты выполненных работ — могут подписываться любым видом ЭП по соглашению сторон
- Товарные накладные (ТОРГ-12) — принимаются в электронном виде
- Счета на оплату — достаточно ПЭП
- Акты сверки взаиморасчетов — по соглашению сторон
- Универсальные передаточные документы (УПД) — с УКЭП
Документы для государственных органов
Взаимодействие с государственными органами все чаще переходит в электронный формат:
- Налоговая отчетность — декларации, расчеты (требуется УКЭП)
- Отчетность в ПФР и ФСС — формы СЗВ-М, 4-ФСС и др.
- Заявления на портале Госуслуг — с использованием подтвержденной учетной записи
- Документы для участия в госзакупках — на электронных торговых площадках
- Обращения в государственные органы — жалобы, заявления, запросы
Внутренние документы организации
Внутри организации можно подписывать электронной подписью практически любые документы:
- Служебные записки и заявления
- Протоколы совещаний
- Приказы и распоряжения руководства
- Инструкции и регламенты
- Отчеты и аналитические записки
Документы между физическими лицами
Граждане также могут использовать электронную подпись для:
- Договоров займа между частными лицами
- Расписок о получении денежных средств
- Договоров дарения движимого имущества
- Соглашений о разделе имущества (кроме недвижимости)
- Доверенностей (кроме тех, что требуют нотариального удостоверения)
Документы, которые нельзя подписывать электронной подписью
Несмотря на широкие возможности ЭП, существует ряд документов, которые по закону должны оформляться только на бумаге или требуют нотариального удостоверения.
Документы, требующие нотариального удостоверения
- Завещания — оформляются только у нотариуса в бумажном виде
- Брачные договоры — требуют обязательного нотариального заверения
- Договоры ренты — пожизненного содержания с иждивением
- Соглашения об уплате алиментов — нотариальная форма обязательна
- Доверенности на совершение нотариальных действий
- Договоры залога долей в ООО — требуют нотариального удостоверения
Сделки с недвижимостью
Особые требования предъявляются к документам, связанным с недвижимым имуществом:
- Договоры купли-продажи недвижимости — требуют государственной регистрации
- Договоры аренды недвижимости сроком более 1 года — также регистрируются
- Договоры ипотеки — оформляются в особом порядке
- Договоры дарения недвижимости — требуют регистрации перехода права
Примечание: С 2020 года появилась возможность подавать документы на регистрацию недвижимости в электронном виде с УКЭП, но для этого собственник должен предварительно подать заявление о возможности регистрации на основании электронных документов.
Кадровые документы-исключения
Несмотря на внедрение ЭКДО, некоторые кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде:
- Трудовые книжки — ведутся в бумажном виде (если работник не перешел на электронную)
- Акты о несчастных случаях на производстве
- Приказы об увольнении — работник может потребовать бумажную копию
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
Другие документы, требующие бумажной формы
- Векселя и чеки — ценные бумаги документарной формы
- Закладные — оформляются на бумаге
- Документы строгой отчетности — в случаях, установленных законом
Юридические нюансы использования ЭП
Условия признания документа с ЭП юридически значимым
Чтобы документ, подписанный электронной подписью, имел юридическую силу, необходимо соблюсти ряд условий:
- Соглашение сторон — стороны должны договориться об использовании ЭП. Это может быть отдельное соглашение или пункт в основном договоре.
- Идентификация подписанта — должна быть возможность определить, кто подписал документ.
- Соответствие виду ЭП — для определенных документов требуется конкретный вид подписи (ПЭП, УНЭП или УКЭП).
- Целостность документа — для УНЭП и УКЭП должна сохраняться возможность проверить, что документ не изменялся после подписания.
Доказательная сила электронных документов в суде
Документы с электронной подписью принимаются судами в качестве письменных доказательств (статья 71 ГПК РФ, статья 75 АПК РФ). Однако их доказательная сила зависит от вида ЭП:
- УКЭП — документ признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью без дополнительных доказательств
- УНЭП и ПЭП — могут потребоваться дополнительные доказательства (переписка, свидетельские показания, данные о действиях сторон)
Срок хранения электронных документов
Электронные документы должны храниться в течение тех же сроков, что и бумажные аналоги:
- Бухгалтерские документы — 5 лет
- Кадровые документы — от 5 до 75 лет в зависимости от типа
- Договоры — в течение срока действия и 5 лет после его окончания
Как подписывать документы электронной подписью
Для подписания документов с использованием простой электронной подписи существуют удобные онлайн-сервисы. Один из них — Podpisal.ru, работающий через Telegram-бота.
Преимущества сервиса Podpisal.ru
- Простота использования — подписание документа занимает несколько минут
- Работа через Telegram — не нужно устанавливать дополнительные программы
- Графическая подпись — вы можете нарисовать свою подпись или загрузить изображение
- Поддержка PDF — работа с самым популярным форматом документов
- Безопасность — документы обрабатываются защищенным способом
Когда использовать простую электронную подпись
Простая электронная подпись, которую можно поставить через @podpisalscan_bot, подходит для:
- Договоров между контрагентами, если стороны договорились об использовании ПЭП
- Внутренних документов организации
- Актов выполненных работ
- Счетов на оплату
- Заявлений и служебных записок
- Документов, не требующих по закону усиленной подписи
Документы для простой ЭП (ПЭП):
Практические рекомендации
Перед подписанием документа проверьте:
- Требования закона — убедитесь, что документ можно подписать выбранным видом ЭП
- Соглашение сторон — есть ли договоренность об использовании электронной подписи
- Содержание документа — внимательно прочитайте весь текст перед подписанием
- Реквизиты сторон — проверьте правильность указанных данных
Для бизнеса рекомендуется:
- Включать в договоры пункт о возможности обмена электронными документами с ПЭП
- Хранить всю переписку, подтверждающую волеизъявление сторон
- Для важных документов использовать УКЭП
- Регулярно создавать резервные копии электронных документов
Часто задаваемые вопросы
Да, можно. Согласно ГК РФ (ст. 434), договор в письменной форме может быть заключен путем обмена электронными документами. Главное условие — стороны должны заранее договориться об использовании простой ЭП (например, включить соответствующий пункт в договор или заключить отдельное соглашение).
Законодательство требует бумажную форму для: завещаний, брачных договоров, договоров ренты, соглашений об алиментах, а также некоторых кадровых документов (трудовая книжка в бумажном виде, акты о несчастных случаях). Сделки с недвижимостью требуют государственной регистрации.
Да, суды принимают электронные документы с любым видом ЭП в качестве письменных доказательств (ст. 71 ГПК РФ, ст. 75 АПК РФ). Однако для документов с простой подписью могут потребоваться дополнительные доказательства — переписка, свидетельские показания, подтверждение действий сторон.
Простая ЭП (ПЭП) — это логин/пароль, SMS-код или графическое изображение подписи. Квалифицированная ЭП (КЭП) создается с помощью криптографии и сертификата от аккредитованного удостоверяющего центра. КЭП полностью приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных условий, а для ПЭП требуется соглашение сторон.
Для большинства документов между контрагентами достаточно простой ЭП при наличии соглашения. КЭП обязательна для: счетов-фактур (если хотите получить вычет НДС), отчетности в ФНС и фонды, участия в госзакупках, работы с ЕГАИС. Для обычных договоров, актов и счетов КЭП не требуется.
Заключение
Электронная подпись значительно упрощает документооборот и экономит время. Большинство повседневных документов — договоры, акты, счета, внутренние документы — можно подписывать электронной подписью. Главное — учитывать законодательные требования и договариваться с контрагентами о форме обмена документами.
Для быстрого подписания документов, не требующих квалифицированной подписи, воспользуйтесь сервисом Podpisal.ru. Просто отправьте PDF-файл боту @podpisalscan_bot в Telegram, поставьте подпись и получите готовый документ за несколько минут.
Помните: при возникновении сомнений относительно формы документа или вида требуемой подписи всегда лучше проконсультироваться с юристом, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
