Работа современного бухгалтера невозможна без электронной подписи. Сдача отчётности в налоговую, обмен документами с контрагентами, работа с банком — везде требуется ЭП. В этой статье разберём, какая подпись нужна бухгалтеру для разных задач, где её получить и сколько это стоит.
Какие подписи нужны бухгалтеру в 2026 году:
Зачем бухгалтеру электронная подпись
Электронная подпись для бухгалтера — это не просто удобство, а обязательное требование для многих операций. С 2014 года компании с численностью более 100 человек обязаны сдавать отчётность только в электронном виде. С 2020 года этот порог снизился до 25 человек. Но даже если в компании меньше сотрудников, электронная отчётность удобнее и быстрее.
Обязательные задачи (без ЭП не обойтись)
- Сдача отчётности в ФНС — декларации по налогам, расчёты по страховым взносам, НДС
- Отчёты в Социальный фонд — единый отчёт ЕФС-1, персонифицированные сведения
- Электронный документооборот (ЭДО) — обмен УПД, актами, накладными с контрагентами
- Работа с онлайн-кассами — регистрация и перерегистрация ККТ в налоговой
- Маркировка товаров — работа с системой «Честный знак»
- Прослеживаемость товаров — отчётность по импортным товарам
Где ЭП упрощает работу бухгалтера
- Банк-клиент — платёжные поручения, управление счетами
- Сверка с контрагентами — акты сверки можно подписывать электронно
- Внутренние документы — авансовые отчёты, заявки на оплату
- Договоры с контрагентами — не нужно ждать курьера или ехать на встречу
- Запросы в госорганы — выписки, справки через порталы
Важно: Бухгалтер может работать по доверенности от руководителя. В этом случае ему нужна своя КЭП, а в сертификат вписываются данные доверенности.
Какие подписи нужны: сравнительная таблица
Разберём все виды подписей, которые встречаются в работе бухгалтера:
| Вид подписи | Для чего нужна | Как получить | Стоимость |
|---|---|---|---|
| КЭП (квалифицированная) | Отчётность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат | ФНС (бесплатно) или УЦ | 0-5000 ₽/год |
| УКЭП для ЭДО | Обмен УПД, актами, счетами через ЭДО | Оператор ЭДО (СБиС, Диадок) | 3000-8000 ₽/год |
| Подпись для банка | Платёжки, выписки | В банке при открытии счёта | Бесплатно |
| Простая ЭП | Договоры, внутренние документы | Podpisal.ru, другие сервисы | От 90 ₽/документ |
КЭП для отчётности: подробный гид
Квалифицированная электронная подпись — это обязательный инструмент для сдачи отчётности. Разберём, как её получить.
Бесплатная КЭП от ФНС
С 2022 года ИП и организации могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Это самый выгодный вариант для малого бизнеса.
Что нужно для получения:
- USB-токен — сертифицированный носитель (Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2). Стоимость: 1500-2500 ₽. Покупается самостоятельно.
- Паспорт руководителя или бухгалтера — оригинал
- СНИЛС — страховой номер
- Доверенность — если КЭП оформляется на бухгалтера (не обязательна для руководителя)
Пошаговая инструкция:
- Запишитесь на приём в налоговую через сайт ФНС или по телефону
- Придите с документами и токеном в назначенное время
- Сотрудник ФНС запишет сертификат на носитель
- Получите КЭП в день обращения — процедура занимает 20-40 минут
Срок действия: 15 месяцев. Продление бесплатное, также в ФНС.
КЭП в удостоверяющем центре
Коммерческие УЦ предлагают дополнительные услуги: выездное оформление, техподдержку, настройку ПО.
Когда имеет смысл:
- Нет времени ехать в налоговую
- Нужна поддержка при настройке
- Требуется выездное оформление (для компаний с несколькими филиалами)
Популярные УЦ:
- СКБ Контур — от 3500 ₽/год, интеграция с Контур.Экстерн
- Тензор — от 2900 ₽/год, работает со СБИС
- Калуга Астрал — от 3200 ₽/год, техподдержка 24/7
- Такском — от 2500 ₽/год
КЭП бухгалтера по доверенности
Если бухгалтер сдаёт отчётность от имени компании, ему нужна доверенность от руководителя.
Что указать в доверенности:
- Полномочия на сдачу отчётности
- Срок действия
- Данные доверенного лица (ФИО, паспорт, СНИЛС)
При оформлении КЭП в ФНС или УЦ сотрудник внесёт данные доверенности в сертификат.
Устали ждать курьера с подписанными договорами?
Клиенты теряют терпение, сделки срываются. Подпишите документ через Telegram за 2 минуты — без принтера и курьеров
Хватит терять сделки →Подпись для ЭДО (электронного документооборота)
Если компания обменивается документами с контрагентами электронно (УПД, акты, накладные), нужна усиленная квалифицированная подпись для ЭДО.
Как работает ЭДО
Электронный документооборот происходит через операторов ЭДО — посредников, которые обеспечивают юридическую значимость обмена:
- СБиС (Тензор) — один из крупнейших операторов
- Диадок (СКБ Контур) — интеграция с 1С
- СБОЛ (Сбербанк) — для клиентов Сбера
- Такском ЭДО
Что можно передавать через ЭДО:
- Универсальные передаточные документы (УПД)
- Счета-фактуры
- Товарные накладные ТОРГ-12
- Акты выполненных работ
- Договоры
Стоимость подписи для ЭДО
Как правило, подпись для ЭДО входит в стоимость подключения к оператору:
- СБиС — от 5000 ₽/год (с подписью)
- Диадок — от 3000 ₽/год (с подписью)
- СБОЛ — бесплатно для клиентов Сбербанка
Важно: Подпись для ЭДО и подпись для отчётности — это разные сертификаты. Нельзя использовать одну для другой задачи (технически можно, но операторы часто требуют отдельные).
Подпись для банк-клиента
Для работы с системой «Банк-клиент» (платёжные поручения, выписки) нужна подпись, которую выдаёт сам банк.
Как получить
Подпись для банка оформляется при открытии расчётного счёта или позже, по запросу:
- Обратитесь в банк с заявлением
- Руководитель и бухгалтер (если нужно) предоставляют паспорта
- Банк выдаёт сертификаты (на флешке или в виде файла)
- Настраиваете в программе банк-клиента
Стоимость: Обычно бесплатно. Некоторые банки берут символическую плату (200-500 ₽).
Срок действия: 1-2 года. Продление бесплатное.
Простая подпись для договоров
Для внутренних документов и договоров с контрагентами не всегда нужна КЭП. Часто достаточно простой электронной подписи.
Когда достаточно простой подписи
- Договоры с клиентами — оказания услуг, поставки товаров
- Дополнительные соглашения
- Акты сверки — если контрагент согласен
- Внутренние документы — заявки, служебки, авансовые отчёты
- Коммерческие предложения
Podpisal.ru для бухгалтера
Для быстрого подписания договоров и актов удобно использовать Podpisal.ru — Telegram-бот для добавления подписи и печати.
Как это работает:
- Откройте @podpisalscan_bot в Telegram
- Отправьте PDF или JPG документа
- Загрузите фото подписи руководителя (или бухгалтера, если есть право подписи)
- Добавьте печать организации (опционально)
- Скачайте готовый документ
Преимущества для бухгалтера:
- Скорость — 1-2 минуты на документ
- Работает прямо в мессенджере
- Автоматическое удаление фона с подписи
- Можно сохранить подпись для повторного использования
- Первый документ бесплатно
Когда Podpisal НЕ поможет
Важно понимать ограничения. Мы не обещаем невозможное:
- Отчётность в ФНС, ПФР, ФСС — для этого нужна квалифицированная КЭП от удостоверяющего центра. Простая подпись не подойдёт.
- Электронный документооборот (ЭДО) — операторы типа СБиС и Диадок требуют УКЭП. Наша подпись для этого не годится.
- Контрагент требует "мокрую" печать — некоторые компании принципиально не признают электронные документы. Ничего не поделаешь.
- Работа с банком — для платёжек нужна подпись, выданная самим банком.
- Участие в госзакупках — требуется квалифицированная подпись от аккредитованного УЦ.
Для чего Podpisal отлично подходит:
- Договоры с клиентами и партнёрами (если они согласны на простую ЭП)
- Дополнительные соглашения
- Акты выполненных работ
- Счета на оплату
- Внутренние документы компании
- Коммерческие предложения
Главное правило: Простая электронная подпись работает там, где обе стороны согласны её принимать. Если контрагент согласен — всё законно по 63-ФЗ.
Частые вопросы бухгалтеров
Технически можно, но не рекомендуется. Операторы ЭДО часто требуют отдельный сертификат. Кроме того, при компрометации одной подписи придётся менять обе.
Минимум — одна КЭП руководителя для отчётности. Если бухгалтер сам сдаёт отчёты — ему нужна своя КЭП по доверенности. Для ЭДО — отдельная подпись (может быть и на руководителе).
Обратитесь в ФНС или УЦ для продления. В ФНС продление бесплатное. Важно: не затягивайте — отчётность с просроченной подписью не примут.
Да. Руководитель может сам подписывать отчёты своей КЭП, а бухгалтер только готовит документы. Но на практике удобнее, когда у бухгалтера есть своя подпись по доверенности.
С 2016 года ООО не обязаны иметь печать. Но если печать есть, её можно добавить на электронные документы для удобства контрагентов. Сервис Podpisal.ru позволяет добавить и подпись, и печать.
Налоговая не примет отчёт. Он будет считаться несданным, начнут начисляться штрафы за просрочку. КЭП для отчётности обязательна.
Типичные ошибки бухгалтеров с ЭП
Разберём частые проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры:
- Забывают продлевать сертификат — срок КЭП 15 месяцев, нужно следить
- Используют одну подпись для всех задач — лучше разделять: для отчётности, для ЭДО, для банка
- Не делают резервную копию — токен можно потерять, лучше иметь бэкап
- Хранят пароль небезопасно — записывают на стикере на мониторе
- Не проверяют доверенность — КЭП по доверенности не работает, если доверенность истекла
- Путают КЭП и простую подпись — для договоров КЭП избыточна
Стоимость ЭП для бухгалтера
Сколько стоят электронные подписи в 2026 году:
| Тип подписи | Где получить | Стоимость | Срок действия |
|---|---|---|---|
| КЭП для отчётности | ФНС (бесплатно) | ~2000 ₽ (только токен) | 15 месяцев |
| КЭП для отчётности | Коммерческий УЦ | 3000-5000 ₽/год | 1 год |
| Подпись для ЭДО | Оператор ЭДО (СБиС, Диадок) | 3000-8000 ₽/год | 1 год |
| Подпись для банка | В банке при открытии счёта | Бесплатно | 1-2 года |
| Простая подпись | Podpisal.ru | От 90 ₽/документ | Без ограничений |
Совет: Начните с бесплатной КЭП от ФНС. Её хватит для отчётности. Для договоров используйте простую подпись через Podpisal.ru.
Безопасность электронной подписи
Как защитить КЭП
- Храните токен в сейфе — не оставляйте в компьютере
- Сложный пароль — минимум 8 символов, буквы + цифры
- Не передавайте подпись третьим лицам — даже коллегам
- Делайте резервную копию — на отдельный носитель
- При увольнении бухгалтера — отзывайте сертификат в УЦ
Что делать при компрометации
Если токен утерян, пароль стал известен посторонним или есть подозрение на несанкционированное использование:
- Немедленно обратитесь в УЦ для отзыва сертификата
- Закажите новую КЭП
- Проверьте, не было ли несанкционированных действий (платежи, отчёты)
Заключение
Электронная подпись для бухгалтера — набор инструментов под разные задачи:
- КЭП для отчётности — обязательна, получить бесплатно в ФНС
- Подпись для ЭДО — если обмениваетесь УПД с контрагентами
- Подпись для банка — выдаёт сам банк, бесплатно
- Простая подпись — для договоров и внутренних документов
"Раньше я тратила 20 минут на каждый договор: распечатать, подписать, отсканировать. Теперь — 2 минуты через Telegram. Клиенты получают подписанные документы мгновенно"Хочу так же →
Не усложняйте там, где можно упростить. Для отчётности нужна КЭП — это да. Но для договоров с клиентами, дополнительных соглашений и внутренних документов достаточно простой электронной подписи. Попробуйте @podpisalscan_bot — первый документ бесплатно!
