Кадровый документооборот — это сотни документов ежемесячно: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, заявления на отпуск, табели учёта. Каждый требует подписи, иногда нескольких. Электронная подпись позволяет сократить время на оформление документов и избавиться от бумажных архивов. В этой статье разберём, какие подписи нужны кадровику в 2026 году и как их использовать.
Подписание кадровых документов: было и стало
Традиционный способ
- Распечатать документ в 2-3 экземплярах
- Подписать у руководителя
- Отнести сотруднику на подпись
- Ждать возврата подписанного экземпляра
- Подшить в личное дело
15-30 минут на документ
С электронной подписью
- Создать документ в системе КЭДО
- Отправить на подпись сотруднику
- Сотрудник подписывает через приложение
- Документ автоматически сохраняется
2-5 минут на документ
Какие кадровые документы можно подписывать электронно
С 2022 года закон разрешает вести кадровый документооборот полностью в электронном виде (503-ФЗ). Разберём, какие документы можно переводить в цифру.
Документы для электронного подписания
- Трудовые договоры — основной документ при приёме на работу
- Дополнительные соглашения — изменения условий труда, зарплаты
- Приказы о приёме, переводе, увольнении
- Заявления сотрудников — на отпуск, увольнение, материальную помощь
- Графики отпусков
- Табели учёта рабочего времени
- Должностные инструкции
- Локальные нормативные акты — правила внутреннего распорядка, положения
- Ознакомительные листы — подтверждение ознакомления с документами
Что все ещё требует бумаги
- Трудовая книжка — бумажная форма для тех, кто не перешёл на электронную
- Акты о несчастных случаях
- Документы для госорганов — если требуют бумажный оригинал
Важно: Переход на КЭДО добровольный. Работодатель сам решает, какие документы переводить в электронный вид. Сотрудник вправе отказаться — тогда для него сохраняется бумажный документооборот.
Какие подписи нужны кадровику
Для разных документов требуются разные виды электронных подписей. Разберём каждый случай.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись сотрудника |
|---|---|---|
| Трудовой договор | УКЭП или КЭП | УКЭП, ПЭП или КЭП |
| Допсоглашения | УКЭП или КЭП | УКЭП, ПЭП или КЭП |
| Приказы | УКЭП или КЭП | Любая (для ознакомления) |
| Заявления сотрудников | — | Любая ЭП |
| Локальные акты | УКЭП или КЭП | Любая (для ознакомления) |
| Табели, графики | Любая ЭП | — |
Расшифровка аббревиатур:
- КЭП — квалифицированная электронная подпись (получают в УЦ или ФНС)
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись (подвид КЭП)
- ПЭП — простая электронная подпись (логин/пароль или SMS-код)
КЭДО: кадровый электронный документооборот
КЭДО — это система для ведения кадрового документооборота в электронном виде. Работодатель внедряет платформу, сотрудники получают доступ через приложение или веб-интерфейс.
Популярные платформы КЭДО
- Контур.Персонал — интеграция с 1С, от 5000 руб./мес
- СБИС КЭДО — от 3000 руб./мес
- HRlink — специализированная HR-система
- 1С:Кабинет сотрудника — для пользователей 1С
- ELMA КЭДО — для крупных компаний
Сколько стоит внедрение КЭДО
| Статья расходов | Стоимость |
|---|---|
| Подписка на платформу КЭДО | 3000-15000 руб./мес |
| КЭП для работодателя | Бесплатно (ФНС) или 3000-5000 руб./год |
| ПЭП для сотрудников | Бесплатно (входит в платформу) |
| Внедрение и обучение | От 50000 руб. (единоразово) |
Совет: Для небольших компаний (до 50 человек) полноценное КЭДО может быть избыточным. Достаточно подписывать договоры и приказы через простые сервисы, а заявления принимать по email.
Сколько времени вы тратите на сбор подписей под приказами?
Пока вы ходите по кабинетам, сотрудники уже ушли на обед. Подпишите документ через Telegram — без беготни и ожидания
Хватит бегать по кабинетамКалькулятор: сколько времени экономит электронная подпись
Посчитайте, сколько часов в месяц вы тратите на бумажную работу с кадровыми документами.
Калькулятор экономии времени для кадровика
Как внедрить электронную подпись в кадровый отдел
Шаг 1. Получите согласие руководства
Подготовьте обоснование для директора:
- Расчёт экономии времени (используйте калькулятор выше)
- Стоимость внедрения и ежемесячные расходы
- Сроки окупаемости
Шаг 2. Издайте локальный акт о КЭДО
Приказ или положение должно содержать:
- Перечень документов, которые переводятся в электронный вид
- Порядок получения ЭП сотрудниками
- Правила хранения электронных документов
- Порядок работы с сотрудниками, отказавшимися от КЭДО
Шаг 3. Получите согласие сотрудников
Каждый сотрудник должен письменно согласиться на электронный документооборот. Без согласия — только бумага.
Шаг 4. Выберите платформу КЭДО или простой сервис
Для крупных компаний — полноценная платформа КЭДО. Для малого бизнеса — можно начать с простых решений.
Шаг 5. Обучите сотрудников
Проведите инструктаж: как подписывать документы, где смотреть историю, к кому обращаться при проблемах.
Простая подпись для кадровых документов
Не всегда нужна дорогая система КЭДО. Для многих документов достаточно простой электронной подписи.
Когда достаточно простой ЭП
- Ознакомление с приказами — сотрудник подтверждает, что прочитал
- Заявления на отпуск — можно принимать по email с подтверждением
- Служебные записки
- Согласования внутри отдела
Podpisal.ru для HR-специалиста
Для быстрого подписания договоров и приказов удобно использовать Podpisal.ru — Telegram-бот для добавления подписи и печати.
Как это работает:
- Откройте @podpisalscan_bot в Telegram
- Отправьте PDF-документ (трудовой договор, приказ, допсоглашение)
- Загрузите изображение подписи руководителя
- Добавьте печать организации (если используется)
- Скачайте готовый документ и отправьте сотруднику
Преимущества для кадровика:
- Не нужно ждать, пока директор вернётся из командировки
- Документ готов за 2 минуты
- Работает прямо в мессенджере — не нужно устанавливать программы
- Подпись сохраняется для повторного использования
Когда Podpisal НЕ подходит (честно)
Мы не обещаем невозможного. Вот ограничения:
- Полноценное КЭДО — если нужна система с хранением, историей версий, автоматизацией, Podpisal не заменит платформу КЭДО
- Массовое подписание — для 100+ документов в день нужна автоматизированная система
- Подпись сотрудника — бот подписывает документы работодателя, для подписи сотрудников нужна их собственная ЭП
- Отчётность в госорганы — для отчётов в ФНС, ПФР нужна КЭП
Для чего Podpisal отлично подходит:
- Подписание трудовых договоров со стороны работодателя
- Приказы для ознакомления
- Допсоглашения
- Справки для сотрудников
- Любые документы, где нужна подпись директора и печать
Чек-лист: документы для перехода на КЭДО
Что нужно подготовить для внедрения электронного документооборота:
Частые вопросы кадровиков
Да, если сотрудник дал согласие на КЭДО. Заявление на увольнение может быть подписано простой электронной подписью (ПЭП). Главное — чтобы была возможность идентифицировать сотрудника.
Нет, переход на кадровый электронный документооборот добровольный. Работодатель сам решает, какие документы переводить в электронный вид. Принудительный переход не предусмотрен законом.
Сотрудник имеет право отказаться. В этом случае для него сохраняется бумажный документооборот. Работодатель обязан обеспечить оформление документов на бумаге. Принуждать к КЭДО запрещено.
Сроки хранения такие же, как для бумажных: трудовые договоры — 50 лет (для документов с 2003 года) или 75 лет (до 2003 года), приказы по личному составу — 50/75 лет, заявления на отпуск — 5 лет.
С 2015 года ООО не обязаны иметь печать. Но если печать предусмотрена уставом, её можно добавить на электронный документ. Сервис Podpisal.ru позволяет добавить и подпись, и печать на PDF.
Заключение
Электронная подпись для кадровика — это инструмент экономии времени и сил. Вместо беготни по кабинетам за подписями — отправка документа в пару кликов.
Ключевые выводы:
- Большинство кадровых документов можно подписывать электронно (503-ФЗ)
- Для работодателя нужна КЭП или УКЭП, для сотрудников — достаточно простой подписи
- Полноценное КЭДО требует затрат, но для малого бизнеса есть простые решения
- Переход добровольный — сотрудник может отказаться
"Раньше на подписание одного приказа уходило полдня — директор в командировке, сотрудник на объекте. Теперь подписываю документы за 2 минуты, не выходя из кабинета"Попробовать как Елена
Начните с простого — попробуйте подписать один документ через @podpisalscan_bot. Первый документ бесплатно. Посмотрите, насколько это проще, чем искать печать и ждать курьера.
