Простая электронная подпись (ПЭП): что это, как создать и когда использовать

Простая электронная подпись — самый доступный и быстрый способ подписать документ онлайн. Это может быть скан вашей подписи, логин-пароль, SMS-код или даже галочка «Согласен». При правильном оформлении ПЭП имеет полную юридическую силу.

В этой статье объясним, что такое простая электронная подпись по закону, как её создать бесплатно, когда она работает не хуже КЭП, и в каких случаях нужно что-то более серьёзное.

Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) — это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования подписи определённым лицом.

Определение из Федерального закона № 63-ФЗ (статья 5):

«Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.»

Проще говоря, ПЭП — это любой способ подтвердить, что именно вы подписали документ, без использования криптографии.

Примеры простой электронной подписи

В повседневной жизни мы постоянно используем ПЭП:

• Интернет-банкинг: SMS-код для подтверждения перевода
• Электронная почта: письмо с вашего email подтверждает, что его отправили вы
• Госуслуги: вход по логину и паролю
• Интернет-магазины: галочка «Согласен с офертой» при оформлении заказа
• Документы: скан подписи, вставленный в PDF или Word

ПЭП vs собственноручная подпись

Важное отличие: собственноручная подпись на бумаге имеет юридическую силу автоматически. Простая электронная подпись — только при определённых условиях.

Когда ПЭП имеет юридическую силу

Согласно статье 6 ФЗ-63, документ с простой электронной подписью признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью при выполнении условий:

1. Есть соглашение между участниками — стороны договорились об использовании ПЭП
2. Соглашение определяет правила — как создаётся подпись, как проверяется
3. Соблюдается конфиденциальность — владелец не передаёт ключ подписи другим

Без соглашения ПЭП — просто картинка или код, не имеющий юридической силы.

Как оформить соглашение о признании ПЭП

Соглашение может быть в нескольких формах:

1. Пункт в договоре:

«Стороны договорились, что обмен документами, подписанными простой электронной подписью (изображением собственноручной подписи), признаётся юридически значимым. Документ считается подписанным стороной, если направлен с её согласованного адреса электронной почты.»

2. Оферта и акцепт:

• Публикуете пользовательское соглашение на сайте
• Пользователь принимает его (регистрация, оплата, использование сервиса)
• С этого момента соглашение считается заключённым

3. Обмен письмами:

• Отправляете контрагенту письмо: «Предлагаю обмениваться документами с электронной подписью»
• Получаете ответ: «Согласен»
• Соглашение заключено

Как создать простую электронную подпись

Создать ПЭП можно несколькими способами — от простейших до более продвинутых.

Способ 1: Скан или фото подписи

Самый простой вариант:

1. Распишитесь на белой бумаге чёрной ручкой
2. Сфотографируйте или отсканируйте
3. Обрежьте лишнее, сделайте фон прозрачным (опционально)
4. Вставьте изображение в документ

Плюсы: бесплатно, быстро, привычно выглядит

Минусы: легко скопировать, нет защиты от подделки

Способ 2: Сервис электронной подписи

Специализированные сервисы добавляют дополнительную защиту:

• Фиксируют время подписания
• Записывают IP-адрес и устройство
• Отправляют подтверждение на email или телефон
• Хранят историю документа

@podpisalscan_bot работает именно так: вы загружаете документ, ставите подпись пальцем или стилусом, сервис фиксирует все данные и отправляет подписанный PDF.

Способ 3: SMS или email-код

Для внутренних систем компаний часто используется подтверждение кодом:

1. Пользователь нажимает «Подписать»
2. На телефон приходит SMS с кодом
3. Пользователь вводит код
4. Система фиксирует подпись

Этот способ используют банки, операторы ЭДО, государственные порталы.

Сравнение ПЭП с другими видами подписей

По закону существует три вида электронных подписей. Вот их ключевые отличия:

Когда достаточно простой подписи

ПЭП полностью подходит для:

• Договоров с контрагентами — если включить пункт о признании ЭП
• Актов выполненных работ — фиксация приёмки услуг
• Счетов и коммерческих предложений — информационные документы
• Внутренних документов — служебные записки, заявления
• NDA и соглашений о конфиденциальности
• Трудовых договоров — для дистанционных сотрудников

Когда нужна КЭП

Простая подпись не подойдёт для:

• Государственных закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)
• Налоговой отчётности
• Работы с ЕГАИС и маркировкой
• Регистрации юрлица онлайн
• Подачи документов в арбитражный суд

Практические сценарии использования ПЭП

Договоры с контрагентами

Типичная ситуация: вам нужно подписать договор с компанией из другого города.

Как сделать:

1. Добавьте в договор пункт о признании ПЭП
2. Обменяйтесь сканами с подписями по email
3. Сохраните переписку как подтверждение

Пример формулировки для договора:

«Настоящий договор и все приложения к нему могут быть подписаны Сторонами с использованием простой электронной подписи — факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств сканирования. Документ, переданный по электронной почте в формате PDF, признаётся Сторонами имеющим юридическую силу оригинала.»

Акты выполненных работ

Подписание актов — рутинная задача для фрилансеров и подрядчиков.

Процесс:

1. Исполнитель формирует акт, подписывает ПЭП
2. Отправляет заказчику
3. Заказчик подписывает и возвращает
4. Обе стороны сохраняют подписанный документ

Кадровые документы

С 2021 года Трудовой кодекс разрешает использовать ПЭП для кадрового документооборота с дистанционными сотрудниками:

• Трудовой договор
• Приказы об отпуске
• Заявления сотрудников
• Ознакомление с локальными актами

Важно: для некоторых документов (увольнение, изменение условий труда) может потребоваться усиленная подпись.

NDA и соглашения о конфиденциальности

NDA часто подписывают до начала переговоров, когда партнёры ещё не встречались лично.

ПЭП идеально подходит для этого: быстро, бесплатно, юридически значимо при наличии соглашения.

Безопасность простой электронной подписи

Риски использования ПЭП

Простая подпись менее защищена, чем усиленная:

• Риск подделки — изображение подписи легко скопировать
• Нет криптозащиты — нельзя доказать, что документ не изменялся
• Зависимость от соглашения — без него нет юридической силы

Как защитить себя

1. Фиксируйте всё письменно:
   • Сохраняйте переписку об отправке документов
   • Запрашивайте подтверждение получения
   • Используйте email с уведомлением о прочтении
2. Включайте пункт о ПЭП в договор:
   • Укажите email-адреса сторон
   • Определите, какие документы подписываются электронно
   • Установите срок подтверждения получения
3. Используйте сервисы с логированием:
   • Фиксация времени подписания
   • Запись IP-адреса
   • Отправка подтверждений

Судебная практика по простой ЭП

Российские суды признают документы с ПЭП при соблюдении условий закона.

Когда суды признают ПЭП

Постановление Арбитражного суда Московского округа:

«Договор, заключённый путём обмена сканированными копиями с подписями сторон, признан действительным, поскольку стороны в переписке подтвердили согласие на такой порядок оформления и исполняли обязательства по договору.»

Ключевые факторы признания:

• В договоре есть пункт о признании ПЭП
• Существует переписка, подтверждающая волеизъявление
• Стороны фактически исполняли договор

Когда суды отклоняют ПЭП

Суды могут не признать ПЭП, если:

• Нет соглашения о признании электронной подписи
• Документ отправлен не с согласованного email
• Невозможно установить, кто подписал документ
• Вторая сторона отрицает подлинность и нет других доказательств

Рекомендации для судебной защиты

• Всегда включайте пункт о ПЭП в договор
• Храните всю переписку (email, мессенджеры)
• Запрашивайте подтверждение получения документов
• Фиксируйте факты исполнения обязательств

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Простая электронная подпись — это быстрый, бесплатный и юридически значимый способ подписать документ онлайн. Главное условие — наличие соглашения с контрагентом о признании ПЭП.

Ключевые выводы:

• ПЭП — это скан подписи, SMS-код, логин-пароль или email
• Юридическая сила появляется при наличии соглашения сторон
• Для договоров и актов между компаниями ПЭП полностью достаточно
• Для госзакупок и налоговой отчётности нужна КЭП
• Создать ПЭП можно бесплатно за минуту

Для большинства бизнес-задач простая подпись — оптимальный выбор. Она бесплатна, не требует токенов и сертификатов, работает на любом устройстве.