Правильное хранение документов - не просто формальность, а юридическая обязанность каждой организации и индивидуального предпринимателя. Нарушение сроков хранения может привести к серьезным штрафам при налоговой проверке. В этой статье вы найдете полную таблицу сроков хранения документов в 2026 году с удобным поиском и фильтрацией.
Найдите срок хранения документа
| Документ | Категория | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|---|
| Первичные учетные документы | Бухгалтерские | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402 |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Бухгалтерские | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Квартальная бухгалтерская отчетность | Бухгалтерские | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Кассовые книги и документы | Бухгалтерские | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402 |
| Банковские выписки и документы | Бухгалтерские | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402 |
| Авансовые отчеты | Бухгалтерские | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Акты сверки расчетов | Бухгалтерские | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Инвентаризационные описи | Бухгалтерские | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Налоговые декларации (все виды) | Налоговые | 6 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Счета-фактуры | Налоговые | 5 лет | п. 10 Правил ведения книги покупок |
| Книги покупок и продаж | Налоговые | 5 лет | п. 24 Правил ведения книги покупок |
| Расчеты по страховым взносам | Налоговые | 6 лет | ст. 23 НК РФ |
| Документы по НДС | Налоговые | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Справки 2-НДФЛ | Налоговые | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Трудовые договоры | Кадровые | 50 лет | ст. 22.1 ФЗ-125 |
| Личные карточки работников (Т-2) | Кадровые | 50 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Приказы по личному составу | Кадровые | 50 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Табели учета рабочего времени | Кадровые | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Графики отпусков | Кадровые | 3 года | Приказ Росархива № 236 |
| Штатное расписание | Кадровые | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Должностные инструкции | Кадровые | 50 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Документы по охране труда | Кадровые | 45 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Больничные листы | Кадровые | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Договоры с контрагентами | Договоры | 5 лет после окончания | Приказ Росархива № 236 |
| Договоры аренды недвижимости | Договоры | 10 лет после окончания | Приказ Росархива № 236 |
| Акты выполненных работ | Договоры | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402 |
| Товарные накладные (ТОРГ-12) | Договоры | 5 лет | ст. 29 ФЗ-402 |
| Доверенности | Договоры | 5 лет после окончания | Приказ Росархива № 236 |
| Устав организации | Учредительные | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Учредительный договор | Учредительные | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Протоколы собраний учредителей | Учредительные | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Свидетельство о регистрации | Учредительные | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
| Лицензии и разрешения | Учредительные | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
Найдено документов: 30
Почему важно соблюдать сроки хранения
Соблюдение сроков хранения документов - это не только требование законодательства, но и защита интересов вашего бизнеса. Документы могут понадобиться в различных ситуациях:
- Налоговые проверки - ФНС может запросить документы за последние 3 года (в некоторых случаях до 10 лет)
- Судебные споры - для доказательства своей позиции в суде
- Трудовые споры - бывшие сотрудники могут обращаться за справками и подтверждениями
- Проверки других органов - Роструд, ФСС, ПФР и другие ведомства
Важно: Срок хранения начинает отсчитываться не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу.
Бухгалтерские документы: сроки хранения
Основные требования к хранению бухгалтерских документов установлены Федеральным законом N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Приказом Росархива N 236.
Первичные учетные документы
К первичным документам относятся:
- Накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортные)
- Акты выполненных работ (услуг)
- Приходные и расходные кассовые ордера
- Авансовые отчеты
- Платежные поручения
- Счета на оплату
Срок хранения: 5 лет после отчетного года, в котором документ использовался для составления бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерская отчетность
Сроки хранения различаются в зависимости от периодичности отчетности:
- Годовая отчетность - хранится постоянно
- Квартальная отчетность - 5 лет (при отсутствии годовой - постоянно)
- Месячная отчетность - 1 год (при отсутствии квартальной - 5 лет)
Нужно подписать бухгалтерский документ?
Подписать в Podpisal.ruНалоговые документы: сроки хранения
Налоговый кодекс РФ устанавливает обязанность хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако для некоторых документов сроки увеличены.
Налоговые декларации и расчеты
- Налоговые декларации (НДС, налог на прибыль, УСН и др.) - 6 лет
- Расчеты по страховым взносам - 6 лет
- Расчеты 6-НДФЛ - 5 лет
- Справки 2-НДФЛ - 5 лет
Счета-фактуры и книги покупок/продаж
Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж хранятся 5 лет с даты последней записи. Это важно для подтверждения вычетов по НДС при налоговых проверках.
Документы по убыткам
Если организация переносит убытки на будущие периоды, документы, подтверждающие размер убытка, необходимо хранить в течение всего срока переноса убытка + 5 лет после его полного списания.
Кадровые документы: сроки хранения
Кадровые документы имеют особые сроки хранения, связанные с защитой трудовых прав работников. С 2020 года для документов, созданных после 2003 года, срок хранения составляет 50 лет (ранее был 75 лет).
Документы длительного хранения (50 лет)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения
- Личные карточки работников (форма Т-2)
- Приказы о приеме, переводе, увольнении
- Лицевые счета работников
- Должностные инструкции (если включены в личное дело)
- Документы по аттестации рабочих мест
Документы среднего срока хранения (5 лет)
- Табели учета рабочего времени
- Больничные листы и справки
- Заявления работников (на отпуск, отгул и т.д.)
- Приказы на отпуск, командировку
- Командировочные удостоверения
Документы краткого срока хранения (1-3 года)
- Графики отпусков - 3 года
- Резюме и анкеты непринятых соискателей - 1 год
- Документы об учете рабочего времени - 1 год
Договоры и связанные документы
Сроки хранения договоров зависят от их вида и значимости:
Общие правила
- Договоры с контрагентами - 5 лет после окончания срока действия
- Договоры аренды недвижимости - 10 лет после окончания
- Договоры о материальной ответственности - 5 лет после увольнения работника
- Кредитные договоры - 5 лет после полного погашения
Акты и накладные
Акты выполненных работ, товарные накладные и другие документы, подтверждающие исполнение договоров, хранятся 5 лет как первичные бухгалтерские документы.
Чеклист организации архива документов:
Учредительные и корпоративные документы
Учредительные документы организации хранятся постоянно на протяжении всего периода существования организации:
- Устав и изменения к нему
- Учредительный договор
- Свидетельства о регистрации (ОГРН, ИНН)
- Протоколы собраний учредителей
- Решения единственного участника
- Лицензии и разрешения
- Свидетельства о праве собственности
После ликвидации организации учредительные документы передаются в государственный архив на постоянное хранение.
Электронные документы
Электронные документы хранятся в те же сроки, что и бумажные аналоги. При этом необходимо обеспечить:
- Читаемость документов на протяжении всего срока хранения
- Сохранность электронной подписи (если документ подписан ЭП)
- Возможность воспроизведения документа
- Защиту от несанкционированного доступа
- Резервное копирование
Совет: Используйте надежные форматы для долгосрочного хранения: PDF/A для документов, TIFF для изображений. Избегайте форматов, требующих специфического ПО.
Штрафы за нарушение сроков хранения
Нарушение требований к хранению документов влечет серьезные последствия:
Налоговые санкции
- Непредставление документов по требованию ФНС - 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК РФ)
- Грубое нарушение правил учета - от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ)
- При занижении налоговой базы - 20% от суммы неуплаченного налога
Административные санкции
- Нарушение сроков хранения документов - от 5 000 до 10 000 рублей на должностных лиц (ст. 13.25 КоАП РФ)
- Повторное нарушение - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация до 2 лет
- Для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей
Иные последствия
- Невозможность подтвердить расходы при налоговой проверке
- Проигрыш судебных споров из-за отсутствия доказательств
- Невозможность выдать справки бывшим работникам
- Репутационные риски
Подписывайте документы быстро и храните их надежно
Попробовать Podpisal.ruПорядок уничтожения документов
По истечении срока хранения документы должны быть уничтожены. Порядок уничтожения:
- Проведите экспертизу ценности - убедитесь, что срок хранения действительно истек
- Составьте акт о выделении к уничтожению - перечислите все документы
- Получите одобрение руководителя - акт подписывает директор
- Уничтожьте документы - шредер, сжигание или сдача на переработку
- Составьте акт об уничтожении - зафиксируйте факт уничтожения
Для конфиденциальных документов рекомендуется использовать шредер с мелкой фракцией или привлекать специализированные организации.
Часто задаваемые вопросы
За непредставление документов по требованию налоговой инспекции предусмотрен штраф 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК РФ). При грубом нарушении правил учета - от 10 000 до 30 000 рублей. Если это привело к занижению налоговой базы - 20% от неуплаченного налога.
Да, если документ изначально создан в электронном виде и подписан электронной подписью. Для электронных документов действуют те же сроки хранения, что и для бумажных. Важно обеспечить читаемость и сохранность документа на весь период хранения.
Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации. Он может назначить ответственное лицо (главного бухгалтера, делопроизводителя, архивариуса). При нарушении штраф может быть наложен как на организацию, так и на должностное лицо.
Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Например, если договор закончил действие в марте 2025 года, срок хранения начнется с 1 января 2026 года.
Необходимо предпринять меры по восстановлению документов: запросить копии у контрагентов, банков, налоговых органов. Составьте акт об утере/повреждении документов. При невозможности восстановления будьте готовы к возможным санкциям при проверках.
После прекращения деятельности ИП документы хранятся в течение установленных сроков. Бывший ИП хранит их самостоятельно. Кадровые документы работников (если были) передаются в государственный архив. Налоговые документы хранятся минимум 4 года после закрытия.
Практические рекомендации
Организация архива
- Создайте систему папок - разделите документы по годам и категориям
- Ведите реестр - фиксируйте, какие документы где хранятся
- Маркируйте сроки - помечайте папки датой возможного уничтожения
- Проводите инвентаризацию - ежегодно проверяйте состояние архива
- Дублируйте важное - критичные документы храните в двух местах
Условия хранения
- Температура: 17-19 градусов для бумажных документов
- Влажность: 50-55%
- Защита от прямых солнечных лучей
- Защита от пожара и затопления
- Ограниченный доступ посторонних лиц
Электронный архив
- Используйте надежные носители (SSD, облачные хранилища)
- Делайте резервные копии минимум в двух местах
- Проверяйте читаемость файлов ежегодно
- Используйте форматы долгосрочного хранения (PDF/A)
- Храните сертификаты электронных подписей
Заключение
Правильная организация хранения документов защищает бизнес от штрафов и проблем при проверках. Используйте нашу интерактивную таблицу, чтобы быстро найти срок хранения нужного документа, и следуйте чеклисту для организации эффективного архива.
Для подписания документов, которые затем нужно будет хранить, используйте сервис Podpisal.ru - быстрое подписание PDF прямо в Telegram с возможностью скачать и сохранить подписанный документ.
Ключевые правила хранения документов:
- Бухгалтерские первичные документы - 5 лет
- Налоговые декларации - 6 лет
- Кадровые документы - 50 лет
- Учредительные документы - постоянно
Соблюдайте сроки, ведите реестр и регулярно проводите инвентаризацию - это сэкономит время и деньги при любых проверках.
