Контрагент прислал скан договора, а вам нужно поставить печать и отправить обратно. Возникает вопрос: можно ли ставить печать на скан? Разберём юридические нюансы.
Короткий ответ
Да, можно — если стороны договорились об электронном документообороте. Это регулируется Федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Есть три сценария:
- Скан → печатаете → подписываете → сканируете — классический способ
- Скан → добавляете электронную печать → отправляете — современный способ
- Электронный оригинал → электронная подпись и печать — оптимальный способ
Юридическая сила
Когда документ с электронной печатью действителен
- Стороны заключили соглашение об ЭДО (электронный документооборот)
- В договоре указано, что электронные копии имеют силу оригинала
- Можно идентифицировать подписанта (email, телефон, учётная запись)
Когда нужен бумажный оригинал
- Документы для государственных органов (если не принимают электронные)
- Нотариальные действия
- Документы, требующие квалифицированной электронной подписи (КЭП)
- Если контрагент настаивает на бумажном оригинале
Как правильно поставить печать на скан
Способ 1: Распечатать и отсканировать (традиционный)
- Получите скан документа
- Распечатайте его
- Подпишите и поставьте печать
- Отсканируйте результат
- Отправьте контрагенту
Минусы: долго, нужен принтер и сканер, теряется качество.
Способ 2: Электронная печать (рекомендуем)
- Получите документ (PDF или скан)
- Добавьте электронную печать через @podpisalscan_bot
- Добавьте электронную подпись
- Отправьте готовый PDF
Плюсы: быстро (2 минуты), не нужен принтер, качество не теряется.
Распечатать-подписать-сканировать
- Нужны принтер и сканер
- 15-30 минут
- Теряется качество
Электронная печать
- Только смартфон
- 2 минуты
- Качество сохраняется
Что говорит закон
Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Это означает, что электронный документ с электронной подписью (включая простую ЭП) имеет такую же юридическую силу, как бумажный.
Частые вопросы
В большинстве случаев — да. Добавьте в договор пункт об ЭДО: «Стороны признают юридическую силу документов, переданных по электронной почте, с использованием электронной подписи».
Для большинства коммерческих сделок достаточно простой электронной подписи (ПЭП). КЭП нужна для: налоговой отчётности, госзакупок, работы с госорганами.
Отправьте электронную версию для оперативной работы, бумажный оригинал — почтой. Это стандартная практика: сделка заключается по электронной версии, оригиналы обмениваются позже.
Заключение
Ставить печать на скан документа можно и законно. Для экономии времени используйте электронную печать через @podpisalscan_bot — это быстрее и удобнее, чем распечатывать и сканировать.
