Объяснительная записка

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает причины нарушения трудовой дисциплины или невыполнения своих должностных обязанностей. Документ составляется по требованию работодателя и является частью процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности.

Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Это даёт работнику возможность изложить свою позицию и указать на обстоятельства, которые могут смягчить его вину или полностью её исключить.

Когда требуется объяснительная записка

Работодатель вправе потребовать объяснительную записку в следующих случаях:

• Опоздание на работу — даже однократное опоздание может стать основанием для запроса объяснительной
• Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд или в течение всего рабочего дня
• Невыполнение должностных обязанностей — срыв сроков, некачественное выполнение работы
• Нарушение правил внутреннего трудового распорядка — несоблюдение дресс-кода, использование мобильного телефона в рабочее время и т.д.
• Причинение материального ущерба — поломка оборудования, утрата документов или имущества
• Появление на работе в состоянии опьянения

Сроки предоставления объяснительной

Непредоставление объяснительной записки не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Однако своевременно написанная объяснительная позволяет работнику:

• Изложить свою версию событий
• Указать на уважительные причины нарушения
• Приложить подтверждающие документы (справки, больничные листы и т.д.)
• Возможно, избежать наказания или смягчить его

Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительная записка составляется в свободной форме, но должна содержать обязательные реквизиты:

1. Адресат — должность, ФИО руководителя, название организации
2. Автор — должность и ФИО работника
3. Название документа — «Объяснительная записка»
4. Описание ситуации — что именно произошло, когда и где
5. Причина — почему это произошло
6. Дата составления
7. Подпись работника

Рекомендации по написанию

• Пишите честно — ложная информация может усугубить ситуацию
• Будьте кратки — излагайте суть без лишних подробностей
• Избегайте эмоций — используйте деловой стиль изложения
• Не обвиняйте коллег — сосредоточьтесь на объективных обстоятельствах
• Приложите документы — если есть подтверждение уважительной причины

Последствия отказа писать объяснительную

При отказе работника предоставить объяснение:

• Работодатель составляет акт об отказе
• Дисциплинарное взыскание может быть применено без объяснения работника
• Работник лишается возможности смягчить наказание

Виды дисциплинарных взысканий

После рассмотрения объяснительной записки работодатель может применить одно из дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):

• Замечание — самое мягкое взыскание
• Выговор — более серьёзное нарушение
• Увольнение — за грубые нарушения трудовой дисциплины

Работодатель также может принять решение не применять взыскание, если причины нарушения признаны уважительными.