Электронная подпись на PDF — это способ удостоверить документ без бумаги и ручки. У неё три уровня, и для каждой задачи нужен свой: одной хватает для договора с контрагентом, другая обязательна для отчётности в налоговую.
Коротко
Для PDF доступны три вида подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Для договоров, актов и счетов между компаниями и физлицами достаточно простой подписи — её можно поставить за пару минут через @podpisalscan_bot. Квалифицированная подпись нужна только для налоговой отчётности, госзакупок и работы с государственными системами. Выбор зависит не от документа, а от того, куда он направляется.
Виды электронной подписи для PDF
Закон 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи. Они различаются степенью защиты и тем, кто и как их принимает.
- Простая (ПЭП) — изображение подписи на документе, код из СМС или логин-пароль. Подходит для большинства коммерческих сделок при согласии сторон.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — создаётся криптографическими средствами, позволяет проверить автора и целостность файла. Используется в системах электронного документооборота между компаниями.
- Усиленная квалифицированная (КЭП) — сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра. Равнозначна собственноручной подписи без дополнительных условий, обязательна для госорганов.
Когда какую подпись использовать
| Документ | Подпись |
|---|---|
| Договор между компаниями или с физлицом | ПЭП достаточно |
| Акт выполненных работ, счёт | ПЭП достаточно |
| Внутренний ЭДО с постоянными контрагентами | УНЭП |
| Налоговая отчётность | Только КЭП |
| Госзакупки | Только КЭП |
Правило простое: если документ уходит контрагенту, с которым есть договорённость об электронном формате, — хватает простой подписи. Если документ уходит в государственную систему — нужна квалифицированная.
Как добавить подпись на PDF
Для простой электронной подписи не нужны токены и специальные программы. Через @podpisalscan_bot в Telegram документ подписывается за 2 минуты: отправляете PDF, размещаете подпись и при необходимости печать, скачиваете результат. Первый документ можно подписать бесплатно.
Для квалифицированной подписи понадобится сертификат от удостоверяющего центра или ФНС и USB-токен — процесс подробнее описан в статье о квалифицированной электронной подписи.
Юридическая сила
Простая электронная подпись признаётся равнозначной собственноручной, если между сторонами есть соглашение об её использовании — достаточно одного пункта в договоре. Квалифицированная подпись имеет такую силу по умолчанию, без дополнительных условий. Подробный разбор — в статье юридическая сила ЭП.
Частые вопросы
Для договора между компанией и контрагентом или физлицом достаточно простой электронной подписи, если стороны договорились о таком формате. Квалифицированная подпись для коммерческих документов не обязательна.
Да, для простой электронной подписи достаточно Telegram-бота: отправляете PDF, размещаете изображение подписи, скачиваете готовый файл. Никаких токенов и криптопровайдеров не требуется.
ПЭП — это визуальная подпись, признаваемая по соглашению сторон, ставится за минуты и бесплатна. КЭП — сертификат от аккредитованного центра, требует токена и подтверждает подлинность без дополнительных условий, но обязательна только для госорганов.
Нет. Акты и счета — коммерческие документы между сторонами, для них достаточно простой электронной подписи. КЭП обязательна только для налоговой отчётности, госзакупок и подачи документов в государственные системы.
