Акт выполненных работ самозанятый: образец реквизитов и чем подписать

Дизайнер сдал макеты, заказчик оплатил, а бухгалтерия просит «подписанный акт». Печати у самозанятого нет, ЭДО нет, электронной подписи тоже. Ниже — что должно быть в акте, как он соотносится с чеком и чем его подписать так, чтобы у бухгалтера не осталось вопросов.

Нужен ли акт выполненных работ самозанятому

Закон не требует от самозанятого составлять акт: налог на профессиональный доход считается по чекам. Акт нужен заказчику. Организация и ИП учитывают расходы по первичным документам: закон о бухгалтерском учёте (ст. 9 402-ФЗ) называет первичным документом любой, которым оформлен факт хозяйственной жизни, а налоговая принимает расходы при документальном подтверждении. Договор подтверждает, что стороны договорились, а акт — что работа сдана и принята.

Второй довод в пользу акта — спор. Статья 720 Гражданского кодекса предусматривает приёмку результата работы заказчиком, которую удостоверяют актом или иным документом. Подписанный акт с датой и перечнем работ закрывает вопрос «сдано ли и в каком объёме». Для частного заказчика-физлица акт тоже полезен: он фиксирует, что претензий к качеству нет.

Что указать в акте самозанятого

Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ: наименование, дата, стороны, содержание операции, измерители, подписи. В чек-лист ниже добавлены практические пункты для акта с самозанятым.

Печать в списке не значится: ИП и общества вправе работать без неё, а у самозанятого её нет вовсе. Подробнее — в статье про печать на сканах и документах.

Готовую форму можно взять в шаблоне акта выполненных работ и вписать данные исполнителя со статусом НПД.

Акт и чек «Мой налог»: чем отличаются

Чек в приложении «Мой налог» самозанятый формирует сам и обеспечивает его передачу заказчику (422-ФЗ, ст. 14). При расчёте наличными или электронными средствами платежа чек формируется в момент расчёта, при иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа следующего месяца. Заказчику-организации чек нужен для учёта расходов. Об объёме и качестве работ чек ничего не говорит: в нём сумма, наименование услуги, дата и ИНН.

На практике заказчику нужна связка из трёх документов. В акте полезно указать номер чека или добавить строку «Чек сформирован в приложении «Мой налог» и передан заказчику»: бухгалтеру проще сопоставить документы.

Чем подписать акт самозанятого

Здесь проще всего ошибиться: самозанятому советуют оформить квалифицированную подпись и подключить ЭДО. Для акта с заказчиком это лишние расходы. Закон об электронной подписи (63-ФЗ, ст. 6) допускает документ, подписанный простой электронной подписью, если стороны так договорились. Статья 434 Гражданского кодекса позволяет заключать договор и обмениваться документами электронными средствами, а статья 160 допускает использование факсимиле и иного аналога собственноручной подписи в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Оговорка в договоре снимает вопросы: «Стороны вправе обмениваться документами, включая акты, в электронном виде и подписывать их факсимильной или простой электронной подписью. Документ, направленный с адреса электронной почты стороны, указанного в договоре, считается подписанным этой стороной». Адреса почты вписываются в реквизиты. Подробнее о видах подписи — в статьях о простой электронной подписи и юридической силе электронной подписи, а о том, нужна ли самозанятому квалифицированная, — в материале электронная подпись самозанятого.

Изображение подписи на PDF само по себе не является электронной подписью по 63-ФЗ. Его сила в договорённости сторон и в том, что обе стороны подтвердили документ: заказчик вернул подписанный акт, принял работу, оплатил. Поэтому оговорка в договоре нужна заранее.

Как подписать акт в Podpisal.ru

Шаг 1. Подготовьте акт в PDF

Заполните форму из шаблона и сохраните файл в PDF. Редактор принимает именно этот формат.

Шаг 2. Откройте файл в боте или редакторе

Отправьте PDF в Telegram-бот @podpisalscan_bot или загрузите его в веб-редакторе: вход по ссылке на электронную почту, регистрация не нужна.

Шаг 3. Добавьте подпись

Загрузите фото подписи на белом листе: фон сервис убирает сам. Выберите страницу, поставьте подпись в строку «Исполнитель» и подберите размер. Подпись сохраняется в библиотеке, в следующий раз загружать её не придётся.

Шаг 4. Скачайте PDF и отправьте заказчику

Просмотр результата доступен до оплаты, скачивание — после. Отправьте файл заказчику на адрес, указанный в договоре, и попросите вернуть акт с его подписью. Если заказчик подписывает у себя, принципы те же: ему достаточно открыть файл на телефоне.

Те же шаги подходят для самого договора: как это сделать, описано в статье как подписать договор с самозанятым. Общий разбор способов для актов — как подписать акт выполненных работ, а про договоры вообще — как подписать договор онлайн.

Какие ошибки делают в актах самозанятых

• Нет ссылки на договор. Акт без номера и даты договора бухгалтерия вернёт.
• Статус НПД не указан. Пометка помогает отличить самозанятого от ИП и объясняет отсутствие НДС.
• Дата акта раньше даты работ. Акт составляют после сдачи.
• Размытый перечень работ. «Услуги по договору» — слишком общо, лучше «разработка трёх макетов баннера».
• Чек и акт расходятся по сумме. Стоимость в акте должна совпадать с суммой чека.

Часто задаваемые вопросы

Итог

Акт самозанятого — короткий документ из девяти реквизитов, который закрывает расходы заказчика и защищает исполнителя в споре. Чек «Мой налог» идёт рядом, а подписать акт можно со смартфона. Составьте акт по шаблону и подпишите его в @podpisalscan_bot.